<< Powrót

Warunki współpracy dla zleceń matryc


Umowa określająca warunki współpracy pomiędzy Agencją Poligraficzna Multigraf (Zleceniobiorcą) a Zleceniodawcą w zakresie produkcji matryce chemigraficznych
 
 
  1. Sposób dostarczania zleceń
Zleceniodawca może dostarczyć zlecenie Zleceniobiorcy:

1.1.     w postaci poprawnie wykonanego filmu poligraficznego1 dostarczanego fizycznie do siedziby firmy Zleceniobiorcy,

1.2.     w postaci poprawnych zapisów cyfrowych2:
1.2.1.     na nośnikach elektronicznych dostarczanych fizycznie do siedziby Zleceniobiorcy,
1.2.2.     jako załączniki do e-maili
 
Zleceniodawca przekazuje informację na temat sposobu realizacji zlecenia. Wymagana pisemna forma, która ułatwia realizację zlecenia i ewentualną reklamację.
Informacja powinna zawierać:
1.     grubość płyty na której ma być wykonana matryca (1,75mm, 3mm, 5mm, 7mm)
2.     głębokość trawienia: standard (ok. 1,3mm), trawienie głębokie (1,3-1,8mm)
3.     przeznaczenie matrycy:
3.1.     złocenie + informacja, czy projekt uwzględnia rozszerzalność termiczną
3.2.     suchy tłok tłoczenie wgłąb,
3.3.     suchy tłok tłoczenie wypukłe
a.     grubość materiału tłoczonego
b.     grubość matrycy/patrycy (np. 3mm/3mm, 5mm/polimer)
4.     wielkość matrycy (np. dociąć do ramki, przyciąć jak najbliżej obrazu)
5.     indywidualne prośby: np. zaokrąglanie krawędzi wytrawionego obrazu, przycięcie krawędzi matryc pod kątem np. 15stopni (dla matryc 5 lub 7mm), wysyłka matrycy na inny adres niż firmowy,
 
  1. Tryb zlecenia e-mailowego
 
Ze względu na czas dostarczania zapisów cyfrowych wyróżniamy zlecenia:
 
2.1.     w trybie zwykłym - dostarczane na adres matryce@multigraf.pl do godz. 15.00, do wykonania matryc w dniu następnym
2.1.1.     z wysyłką zwykłą: do wysyłki w dniu następnym (wysyłka dociera w dniu kolejnym)
2.1.2.     z wysyłką ekspresową: do wysyłki środkami komunikacji (PKS, PKP) na ten sam dzień
 
2.2.     w trybie nadzwyczajnym:
2.2.1.     po godzinach – dostarczane na adres naświetlarni  punkt@punkt.krakow.pl z kopią na
matryce@multigraf.pl w godzinach 15.00 – 18.00, do realizacji w dniu następnym
2.2.1.1.     z wysyłką zwykłą: do wysyłki w dniu następnym (wysyłka dociera w dniu kolejnym)
2.2.1.2.     z wysyłką ekspresową: do wysyłki środkami komunikacji (PKS, PKP) na ten sam dzień lub trawienie w piątek z wysyłką ba sobotę.
 
2.2.2.     ekspres – dostarczane na adres  matryce@multigraf.pl w godzinach najpóźniej do 10.00, do wykonania matryc w tym samym dniu.
2.2.2.1.     z wysyłką zwykłą: do wysyłki spedycją w tym samym dniu (wysyłka dociera w dniu kolejnym)
2.2.2.2.     z wysyłką ekspresową: do wysyłki środkami komunikacji (PKS, PKP) na ten sam dzień lub do wysyłki spedycją na sobotę matryc wykonanych w piątek
 
Przez wysyłkę zwykła rozumiemy wysyłkę matrycy spedycją w dniu jej wykonania z dostawą na kolejny dzień. Szczególnym przypadkiem jest wysyłka zwykła na sobotę, jedynie na zwiększony koszt wysyłki. Przez wysyłkę ekspresową rozumiemy wysyłkę w dniu wykonania matrycy z odbiorem w tym samym dniu. W praktyce jest to wysyłka PKP lub PKS.
 
Wszystkie zlecenia są potwierdzane pisemnie e-mailem zwrotnym. W przypadku braku takiego potwierdzenia należy domniemywać, że Zleceniodawca nie otrzymał zlecenia i należy bezzwłocznie skontaktować się ze Zleceniodawcą. Zlecenia po godzinach są potwierdzane w kolejnym dniu roboczym do godz. 11.00.
 
  1. Konsekwencje finansowe trybu zlecenia

 

Tryb zwykły z wysyłką zwykłą oraz tryb nadzwyczajny po godzinach z wysyłką zwykłą jest obsługiwany wg oferty jaką Zleceniodawca otrzymał od Zleceniobiorcy. Pozostałe rodzaje trybów nadzwyczajnych wiążą się z dodatkowymi kosztami obsługi klienta: zlecenie ekspresowe naświetlania filmów poligraficznych, koszty ekspresowego transportu – koszty te są dodatkowo dopisywane do faktury Zleceniodawcy. Zleceniobiorca nie dolicza ze swej strony żadnych kosztów dodatkowych a jedynie je refakturuje.

 

  1. Kontrola zapisu cyfrowego zlecenia

 

Zapis cyfrowy dostarczany jako załącznik e-mailowy podlega kontroli. W zależności od trybu zlecenia e- mailoweg wyróżniamy następujące formy kontroli:

 
4.1     kontrola zwykła – w trybie zwykłym – jest to pełna kontrola zapisu cyfrowego zakończona e- mailem zwrotnym potwierdzającym przyjęcie zlecenia do realizacji. Oznacza to, że zlecenie zostanie wykonane w dniu następnym i wysłane wysyłką zwykłą lub ekspresową (w zależności od zlecenia)
 
4.2     kontrola dwuetapowa – w trybie po godzinach
etap I: kontrola naświelarni, polegająca na tym, że naświetlarnia sprawdza czy zapis cyfrowy jest możliwy do wykonania filmów poligraficznych i wysyła informację zwrotną o takiej możliwości
etap II: kontrola Zleceniobiorcy do godz. 11.00 w dniu następnym zapisów cyfrowych – jest to pełna kontrola zapisu cyfrowego zakończona e-mailem zwrotnym potwierdzającym przyjęcie zlecenia do realizacji. Oznacza to, że zlecenie zostanie wykonane w dniu sprawdzenia i wysłane wysyłką zwykłą
lub ekspresową (w zależności od zlecenia)
 
4.3     kontrola ekspresowa – w trybie ekspresowym – jest to pobieżna kontrola zapisu cyfrowego zakończona e-mailem zwrotnym potwierdzającym przyjęcie zlecenia do realizacji. Oznacza to, że zlecenie zostanie wykonane w dniu przyjęcia zlecenia i wysłane wysyłką zwykłą lub ekspresową (w zależności od zlecenia). Pomimo pozytywnego wyniku kontroli zlecenie może nie być przyjęte do realizacji z racji na zbyt dużą ilość zleceń.
 
  1. Terminowość wykonania zlecenia a formy kontroli
 
5.1     Zlecenie realizowane na czas: w przypadku kontroli zwykłej problemy z plikiem lub błędy graficzne są zgłaszane Zleceniodawcy i ten ma szansę zdążyć dosłać poprawny zapis. Gdy Zleceniodawca dośle poprawione zapisy do godz. 15.00, otrzyma potwierdzenie przyjęcia do realizacji i praktyczną gwarancję wykonania zlecenia na czas.
 
5.2     Zlecenie o wysokim prawdopodobieństwie realizacji na czas: w przypadku kontroli dwuetapowej do pełnej kontroli dochodzi na dzień następny. W przypadku wykrycia błędu w grafice (błąd pliku zgłasza naświetlarnia w dniu poprzednim) Zleceniodawca ma ograniczony czas, aby grafikę poprawić i odesłać na tyle szybko, aby Zleceniobiorca ponownie dokonał kontroli zapisu, przekazał do naświetlarni i wykonał matryce w tym samym dniu.
 
5.3     Zlecenie o najniższym prawdopodobieństwie wykonania na czas: zlecenie z ekspresową kontrolą zapisu.
 
Zleceniodawca świadomy różnych form kontroli powinien:
  1. dążyć do przekazywania zleceń w trybie zwykłym
  2. zlecenia w trybie nadzwyczajnym sprawdzać w sposób szczególny, jeśli chodzi o poprawność zapisu cyfrowego, bo w przypadku błędów w zapisie termin realizacji może ulec zmianie (będzie uzgadniany indywidualnie)
  3. mieć świadomość, że zlecenia w trybie nadzwyczajnym narażają Zleceniobiorcę na dodatkowe koszty (kolejne świecenie filmów lub odrzucenie produktu po kontroli jakościowej) i organizacyjne utrudnienia. Z tej racji Zleceniobiorca zastrzega sobie prawo odmowy realizacji zlecenia w całości lub w części.
 
Z racji na dodatkowe mechanizmy kontroli jakościowej produktu stosowanie różnych form kontroli zapisów cyfrowych rzutuje na czas realizacji zlecenia, a nie na jego jakość produktu.
 
  1. Stanowisko odpowiedzialne za kontrolę zapisów cyfrowych
 
Zasadniczym stanowiskiem kontroli zapisów cyfrowych jest stanowisko obsługi klienta. Osoby na tym stanowisku również zlecają prace osobom produkującym matryce. Zlecenie produkcji zawiera  treść e- maila Zleceniobiorcy, dodatkowe informacje techniczne, które nie zawsze w treści e-maila zamieszcza Zleceniodawca, a które są jego standardem. Te standardy opisane są w CRM i dostępne dla osób na stanowisku obsługi klienta. Ponadto zlecenie produkcji zaopatrzone jest z wydruk grafiki, dzięki czemu osoby z produkcji mogą zauważyć niezgodność pomiędzy naświetlonym filmem a wydrukowaną grafiką, gdyby taka wystąpiła. W ten sposób występuje dodatkowa kontrola tym razem pomiędzy wysłaną grafiką a naświetloną na filmie grafiką. Może się to wiązać z błędem w zapisie cyfrowym  lub błędem w naświetlarni. Jest to błąd o bardzo niskim prawdopodobieństwie wystąpienia. Gdyby jednak został przeoczony to zostanie on ujawniony przy kontroli jakościowej produktu.
 
  1. Stanowisko odpowiedzialne za kontrole jakościową filmu
 
Poprawność filmu w tym poprawność odwzorowania grafiki – na podstawie wydruku grafiki, sprawdzają osoby z produkcji. Gdyby użyto filmu o niskiej gęstości optycznej, wówczas nie będzie możliwe wykonanie matrycy. Gdyby na tym etapie nie wykryto niezgodności grafiki z filmem, wówczas zostanie ona wykryta na etapie kontroli jakościowej matrycy.
 
  1. Stanowiska odpowiedzialne za kontrolę jakościową produktu
 
Jakość wykonanych matryc sprawdzają najpierw osoby z produkcji wyposażone w sprzęt kontrolny:
lupa, głębościomierz, waga analityczna.
Po wykonaniu matryce danego klienta zapakowane w kopertę razem z drukiem zlecenia zawierającym grafikę trafiają na stanowisko opisane w p.6. Tu osoby w podobny sposób niezależnie sprawdzają jakość wykonanej matrycy. W przypadku zauważenia uszkodzenia zlecenie wraca do ponownej realizacji.
Kontrola jakościowa produktu obejmuje sprawdzenie zgodności z zamówieniem Zleceniodawcy. Sprawdzane są następujące parametry:
  1. grubość matrycy
  2. głębokość trawienia
  3. stożki trawienia
  4. ostrość krawędzi rysunku
  5. wierność odwzorowania grafiki a w szczególności cienkich linii
  6. gładkość powierzchni roboczej g.   występowanie pikli
  7. sposób docięcia matrycy
  8. dodatkowe wymogi zlecone indywidualnie przez klienta
 
  1. Wysyłka matryc
 
9.1.     Wysyłka zwykła: Osoby ze stanowiska obsługi klienta wymiarują matryce i fakturują je. W uwagach na fakturze umieszczają nazwę spedytora i numer listu przewozowego oraz inne informacje wg życzenia Zleceniodawcy (np. numer ewidencyjny matrycy). Matryce są owijane w folię bąbelkową dla zabezpieczenia przed urazem mechanicznym i pakowane do kartonowych kopert. Dodatkowo przy adresie spedytor ma dopisany numer telefoniczny odbiorcy, którego może użyć w sytuacji losowej. Transport matryc dociera do odbiorcy około południa dnia następnego. W przypadku opóźnienia w dostawie Zleceniodawca otrzymuje numer listu przewozowego i telefonuje do spedytora, do oddziału w lokalnego. Klient ma prawo domagać się od Zleceniobiorcy dowodu nadania przesyłki. Dowody te są gromadzone chronologicznie w odpowiednim zeszycie
 
9.2.     Wysyłka ekspresowa: Osoby ze stanowiska obsługi klienta sprawdzają w Internecie połączenia komunikacyjne PKS i/lub PKP i ustalają ze Zleceniodawcą odpowiedni środek transportu. Wymiarują matryce i fakturują je doliczając dodatkowe koszty związane z ekspresowym transportem. Matryce są owijane w folię bąbelkową dla zabezpieczenia przed urazem mechanicznym i pakowane do kartonowych kopert. Na kopercie umieszczają nazwę firmy odbierającej lub nazwisko osoby upoważnionej do odbioru (ustalone to ze Zleceniodawcą). Zlecają firmie kurierskiej nadanie przesyłki na PKS albo PKP.  Otrzymują telefonicznie informacje od kuriera o nadanej pomyślnie przesyłce i danych identyfikacyjnych środka transportu. Informacje te przekazują Zleceniodawcy. Koperta z matrycami zawiera dane teleadresowe firmy Multigraf, co dodatkowo zabezpiecza matryce przed zaginięciem.
 
Zleceniodawca powinien być świadomy, że wysyłka zwykła gwarantuje dotarcie matryc do miejsca przeznaczenia, łatwiej jest odnaleźć zaginioną przesyłkę, możliwe jest stosunkowo proste złożenie reklamacji w przypadku uszkodzenia matryc w transporcie.
 
  1. Reklamacja matryc
 
Reklamacje matryc mogą wynikać z następujących przyczyn:
10.1.     wady ukryte materiału
10.2.     niepoprawne wykonanie matryc
10.3.     uszkodzenia w transporcie
 
  1. Zleceniodawca opisuje e-mailowo powód reklamacji. Po stronie klienta leży udowodnienie, że matryca jest wadliwa jako warunek przeprowadzenia reklamacji.  Zleceniodawca może to zrobić następująco:
    1. odwołanie się do e-maila Zleceniodawcy: treści zlecenia i grafiki zlecenia – Zleceniobiorca sprawdza je w e-mailach archiwalnych.
    2. udokumentowanie reklamacji zdjęciem z zaznaczeniem miejsca podlegającego reklamacji.
    3. w przypadku uszkodzenia w transporcie Zleceniodawca spisuje z kurierem firmy spedycyjnej protokół zniszczenia i przesyła skan do Zleceniobiorcy na adres matryce@multigraf.pl.
  2. Zleceniobiorca zastrzega sobie prawo do rozpatrzenia reklamacji pod warunkiem otrzymania od Zleceniodawcy reklamowanych matryc. O takiej konieczności Zleceniobiorca poinformuje pisemnie (e-mailowo) Zleceniodawcę. W tym przypadku wykonanie nowych matryc, które są reklamowane przez Zleceniodawcę: ich produkcja będzie traktowana jako nowe zlecenie, któremu będzie towarzyszyła faktura. Faktura ta będzie korygowana po otrzymaniu reklamowanej matrycy i pozytywnym rozpatrzeniu zasadności reklamacji.
  3. Zleceniodawca określa tryb zlecenia nowych matryc. W przypadku uzasadnionej reklamacji Zleceniobiorca ponosi jedynie koszty odesłania matrycy, ponownego jej wykonania i wysłania matrycy w trybie zlecenia określonym przez Zleceniobiorcę i potwierdzonym jako możliwy do spełnienia przez Zleceniobiorę. Zatem wysokość rozszczenia Zleceniodawcy nie może przekroczyć wartości faktury Zleceniobiorcy dotyczącej reklamowanego towaru.

  4. Czas rozpatrzenia reklamacji po spełnieniu w/w warunków przez Zleceniodawcę wynosi:

a.   w przypadku błędów produkcyjnych do 7 dni roboczych
b.   w przypadku wad materiałowych do miesiąca.
                                                         

Przez poprawny film poligraficzny rozumie się film poligraficzny:
  1. zawierający wszystkie elementy grafiki, które mają być odwzorowane na matrycy,
  2. zawierający elementy graficzne o wielkości takiej jaka ma być odwzorowana na matrycy,
  3. z grafiką o liniach nie cieńszych niż 0,2 mm,
  4. z rastrami o liniaturze nie większej niż 50 lpi,
  5. o powierzchni wypełnienia rastrem nie większej niż 18%
  6. o poprawnej gęstości optycznej (dostateczne wyczernienie),
  7. bez ubytków w emulsji (ewentualnie z wyretuszowanymi ubytkami),
  8. co najmniej 4 mm większy od obrazu rysunku,
  9. przygotowany odpowiednio w negatywie lub pozytywie (np. dla hot-stampinu jest to negatyw sitowy)
 
2 Przez poprawny zapis cyfrowy rozumie się:
  1. zapis cyfrowy wykonany w programie graficznym (preferowany program: Corel Draw lub innym program, tworzący pliki możliwe do wiernego zaimportowania do Corel Draw)
  2. zawierający wszystkie elementy grafiki, które mają być odwzorowane na matrycy,
  3. zawierający elementy graficzne o wielkości takiej jaka ma być odwzorowana na matrycy, lub do pomniejszenia o rozszerzalność termiczną matrycy
  4. z grafiką o liniach nie cieńszych niż 0,2 mm,
  5. z rastrami o liniaturze nie większej niż 50 lpi,
  6. o powierzchni wypełnienia rastrem nie większej niż 18%,
  7. z fontami zamienionymi na obiekty,
  8. z czarno-białą grafiką (dwubitową)
  9. z grafiką w postaci zamkniętych krzywych w zapisie otwartym - w przypadku zleceń na matryce strukturalne lub matryce/patryce
  10. z ramką określającą rozmiar fizyczny matrycy (preferowana ramka z przerywanymi liniami)